Modello 231: da quali documenti deve essere composto?
Il Decreto Legislativo 231/2001 ha segnato una svolta epocale per le imprese italiane, introducendo la responsabilità amministrativa degli enti per reati commessi nel loro interesse o vantaggio. L’adozione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOG) rappresenta un requisito fondamentale per mitigare il rischio processuale e di sanzioni così da migliorare la governance aziendale.
Sarà evidente l’importanza di dotarsi della giusta metodologia operativa per costruire il modello in tutti i suoi documenti. A tal proposito, quali sono i documenti essenziali che compongono il Modello 231? Scopriamolo insieme.
Documenti Principali del Modello 231
Il Modello 231 si articola in una serie di documenti che, integrati tra loro, delineano un sistema di gestione efficace e conforme alle disposizioni di legge. Vediamo nel dettaglio quali sono.
- Parte Generale del Modello 231 Questa sezione rappresenta il primo documento del Modello e descrive:
- Obiettivi e Finalità: Scopo del modello e benefici attesi dall’adozione.
- Struttura Aziendale: Informazioni sull’organizzazione e la governance.
- Reati Presupposto: Elenco dei reati rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (in costante aggiornamento!).
- Ruolo dell’Organismo di Vigilanza (OdV): Funzioni, composizione e poteri.
- Sistema Sanzionatorio: Le sanzioni previste per comportamenti non conformi.
- Parte Speciale del Modello 231 Questa sezione dettaglia le procedure e i controlli per ciascuna area aziendale a rischio. Rappresenta il cuore del sistema231 e le indicazioni ivi riportate sono poi oggetto di analisi da parte della Magistratura in caso di processo penale 231. In questi documenti si definiscono:
- Processi Sensibili: Attività aziendali potenzialmente esposte al rischio di reato.
- Risk Assessment: La valutazione del rischio reato per singoli processi.
- Misure di Prevenzione: Protocolli operativi e controlli specifici.
- Responsabilità Operative: Ruoli e responsabilità dei soggetti coinvolti.
- Codice Etico Il Codice Etico è il documento che stabilisce i principi etici e di comportamento che devono guidare le attività aziendali, promuovendo:
- Legalità, integrità e trasparenza.
- Rispetto delle normative vigenti.
- Correttezza nei rapporti interni ed esterni.
- Sistema Disciplinare Questo documento individua le sanzioni applicabili in caso di violazioni del Modello 231, garantendo:
- Proporzionalità delle sanzioni rispetto alla gravità delle violazioni.
- Chiarezza nelle procedure disciplinari.
- Protocolli e Procedure Operative Si tratta di documenti specifici che definiscono le modalità operative per le attività sensibili, includendo:
- Istruzioni dettagliate per l’esecuzione dei processi.
- Sistemi di controllo e verifica.
- Piano di Formazione Un piano strutturato per la formazione del personale è essenziale per diffondere la cultura della compliance, prevedendo:
- Corsi specifici per i diversi ruoli aziendali.
- Sessioni di aggiornamento periodiche.
- Sistema di Segnalazione (Whistleblowing) Un sistema per la gestione delle segnalazioni, conforme alla normativa sul whistleblowing, include:
- Modalità di invio delle segnalazioni.
- Tutela della riservatezza e protezione del segnalante.
- Relazioni e Report Periodici L’Organismo di Vigilanza deve redigere relazioni periodiche sulle attività di vigilanza, evidenziando:
- Attività svolte e risultati ottenuti.
- Criticità riscontrate e proposte di miglioramento.
Un Modello 231 efficace si fonda, dunque, su una molteplicità di documenti caratterizzati da chiarezza, completezza e costantemente aggiornati. Ogni documento deve essere redatto in modo da rispecchiare la realtà aziendale e garantire un sistema di prevenzione solido e operativo. La conformità al D.Lgs. 231/2001 non è solo un obbligo, ma un investimento per la crescita sostenibile e la tutela dell’organizzazione.
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